エクセルで名前を正しく並び替える方法!氏名順にならない理由も

Excelで名前を含んだデータを正しく
並び替えたいと思ってソートをすると
なんだか、思った順番になってなくて
困ることがあると思います。

英語のようなアルファベットでは
全く起こらないんですが、漢字を使って
いる場合、特に固有名詞の並び替えは
普通にやると正しく並び替えができません。

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なぜエクセルでは、50音順に正しく並ばないのか?

これは、氏名の読み方が決まっていない
ために生じます(^_^;)

氏名の場合、同じ漢字を使っていても、
読み方が異なる場合が多々あります。

人の名前では、普通では読めないような
当て字を使って場合も多いですね。

いくら、その人の名前を漢字で正確に
書いていても、そのままではエクセルは、
正しいその人の読み方が分かりません。

そのため、正しく並び替えすることが
できないことになります。

エクセルで正しく名前順に並び替えるには?

<1>正しい読み方をエクセルに教える?!

正しい名前の読み方は、その都度エクセルに
教える必要があります。

大丈夫です~!

簡単に、その流れを説明すると・・

(1)名前の読み方(ふりがな)を表示させます。
(エクセルに備わっています。)
(2)「ふりがな」を使って並び替えを行います。
(3)正しく並び替えができているかチェックします。
(正しく並び替えができていない場合は、
「ふりがな」が間違っているので、修正します。)
(4)「ふりがな」を修正します。
(5)もう一度、並び替えを実施して終了

<2>正しい読み方で名前を入力する

名前を入力する際に、できるだけ正しい読み方で
入力を行っていると、後での並び替えや
修正が大変楽に行え、時間の節約にも繋がります。

かと言っても、全てを正しい読み方で
一発変換することは難しいので、名前を入力したら
その都度、「ふりがな」を確認できるように
しておけば楽ちんですね~!

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エクセルで名前の並び替え(具体例)

正しい読み方が分からない?!

例えば、こんな名前が並んでいて
名前順に正しく並び替えたい場合、
正しく並び替えができないことは、
何となくわかると思います。

「山口 良子」さんという方ですが、
名前の読み方が、「りょうこ」さんなのか
「よしこ」さんなのか?このままでは分かりません。

他の方についても、そうです。
金栗 四三「かなくり しそう」さんのつもりが
ホントは、別人で「かなくり よんざぶ」さん
だったりして・・(^_^;)
極端な例なんですが・・同じようなことは
しばしば起こります。

では、どうするのか?

この表の場合は、赤い矢印(B)をクリックして
Bの列を選択します。

次に、左上にあるタブで、ホームを選びます。

そして、フォントと書いてあるグループの中から

この部分の右端の部分(▼)をクリックして
プルダウンメニューを表示させます。
メニューの中には、
・ふりがなの表示
・ふりがなの編集
・ふりがなの設定

が選択できるようになっています。

ここで「ふりがな」の表示を選ぶと、

このような結果となりました。

ふりがなが表示されていますが、
金栗 四三さんには、名前の部分の表示が無く、
名字の部分も間違っています。

(※自分でエクセルに入力せずに、
ネットの名前などからコピーして
貼り付けると、このようになります。)

山口 良子さんについては、両方とも
「やまぐち りょうこ」さんと表示されています。

ID番号の4番の人は、「りょうこ」ではなく
「よしこ」が正しい場合は、修正が必要になります。

名前の「ふりがな」修正方法

(1)修正したいセルをクリック。

(2)セルの中にある文字で、「四三」の部分を
ドラックして文字を選択。

(3)上の赤い矢印の部分をクリックして
「ふりがなの編集」を選択(クリック)。

すると、上のように「ふりがな」が編集できます。

他の名前の「ふりがな」も同様にして編集します。

あとは、
通常通り並び替えを実行すればOKです。

並び替えの方法

(1)並び替える範囲を指定します。

範囲指定の方法は、いろいろとやり方がありますが
並び替える範囲のセルをマウスでドラックしても
可能です。

または、

表の左上をクリックすると、一気に表全体を
選択することができます。

(2)下のように並び替えとフィルタをクリックして
「ユーザー設定の並べ替え」を選択します。

(3)次に優先されるキーでBの列の一番上にある
「名前」を選択してOKをクリックします。

すると、正しい名前順に並び替えが完成します。

「PHONETIC」で「ふりがな」を抜き出すには!

「ふりがな」は、抜き出さなくても並び替えは
できますが、必要に応じて抜き出すことが
簡単にできます。

「PHONETIC」という関数を使えば、簡単に
入力してある「ふりがな」を抜き出すことができます。

「ふりがな」を手作業で入力する思いをすれば
こんなに有り難い関数はないですね。

(1)C2のセルをクリックします。

(2)fx のところをクリックすると関数を
入力する画面が出てきます。
(※「数式」タブを選んでから、関数を選択することもできます。)

(3)

関数の検索のところに、「ふりがな」と入力して
右側にある「検索開始」ボタンを選択します。
すると関数が出てきますので。そのままOKを押します。

(4)

このように聞いてきますので、
抽出したい「ふりがな」を含むセルをクリックします。

(5)

この場合、B2のセルの「浦島太郎さんの
表示されているセル」をクリックして
「うらしまたろう」のふりがなをC2のセルに
表示させます。

(6)他のセルにも同様に一つづつ関数を入れると
大変なので、上の赤丸の部分をドラックして下の方に
移動させると、自動的に関数が挿入されます。

(7)

このように「ふりがな」が抽出されて表示されます。

「ふりがな」を使うと、正しく並び替えを
行うことができますし、ふりがなを抽出する
関数PHONETICを使えば、「ふりがな」を
入力する手間を省くことができます。

活用するととっても便利な関数です。

注意・・マイクロソフトのオンラインサービスにも
エクセルを使えるものがありますが、
2019年3月時点では、ふりがなを表示させる
ことはできないようです。
関数自体は、表示されるんですが
機能していないので、ふりがなの抽出は
できませんでした。